Tanácsadói gyakorlatom során számtalanszor kerestek meg bizonyos jól körülhatárolt logisztikai problémákkal, tünetekkel. Ilyenkor mindig beugrik egy kép: az SZTK-ban, a háziorvosnál hányszor éreztem azt, hogy a felírt Kalmopirin vagy csodaszer, vagy a dokim mindenkit és mindent ugyanúgy kezel. Az ilyen orvos nem jó orvos. Ezekről a tünetekről - és most már logisztikáról beszélek - gyakran az derül ki, hogy valójában tényleg csak tünetek. A valós okok máshol vannak, mint a tünetek - a logisztikában minden mindennel összefügg.

Az alábbiakban bemutatok Neked egy 6+1 lépésből álló módszert, hogy ha úgy érzed, hogy baj van a logisztikádban, akkor azt hogyan kezeld.

A 6 + 1 lépés a következő:

1. Nézd rá madártávlatból!

2. Fókuszálj!

3. Használj módszereket, vegyél elő recepteket!

4. Tervezd meg a technológiát!

5. Koncentrálj az üzleti lehetőségre!

6. Mérj!

• + 1.  Kaizen - avagy keress a kákán is csomót!

Az első lépés az, hogy a probléma megoldásánál, induláskor soha NE fókuszálj. Vagyis amikor a problémával találkozol, mindig nézd meg a teljes környezetét, ha lehet, akkor a teljes egész ellátási láncot. Madártávlatból tekints rá a dolgokra. Mondok egy példát. A 2008-2009-es válság kapcsán sok cég kezdett készletcsökkentésbe. A készletcsökkentésnek az egyik módja az volt, hogy a beszállítóikat sűrűbb beszállításra kötelezték, de egyszerre kisebb mennyiségeket hozattak. A fájdalmas tünet ezek után az volt, hogy jelentős mértékben megnőttek a szállítási költségek. Hiszen a beszállító, aki eddig hetente egyszer jött, az most hetente kétszer szállított, fele annyi mennyiséget hozott, mint máskor. A szállítási rendszer igen-igen megdrágult, ha így tetszik elromlott. Ha most ezt a problémát tekintjük, és csak a szállítási rendszeren belül kívánnánk megoldani, azaz, nem nézzük az egész logisztikai folyamatot, láncot, akkor bizony jól eséllyel mellékezeljük a problémát. Mert a probléma gyökere a készletgazdálkodásban volt.

Ha már biztosan belőtted a problémát, és annak ok-okozati összefüggéseit, akkor fókuszálj! A fókuszálás alatt azt értem, hogy nagyon pontosan definiáld, rajzold körbe, hogy mit is akarsz megoldani, és az erőforrásaidat erre koncentráld. A fokuszáláshoz lehet, hogy nincs is másra szükséged, mint egy ABC elemzésre, vagy más néven Pareto elemzésre, amely megmondja például, hogy mely cikkelemeid azok, amelyek számossága ugyan csekély, de a forgalom döntő részét adják. Vagy mely fuvarosaidnál jelentkeznek a reklamációk döntő része, stb.. Csak úgy fogsz komoly eredményt elérni, ha nem akarod megváltani az egész világot, hanem egy viszonylag jól meghatározott részét rakod rendbe.

A módszerek azt jelentik, hogy tudatosan közelíted meg a problémát. Úgy értem, hogy nem csak nekilátsz a dolgoknak, kitalálod, hogy miként lehet megoldani, hanem valamilyen, valaki által meghatározott, vagy általad alaposan kidolgozott eljárást, számítást, képletet folyamatot vagy bármilyen sémát, rendszert követsz. Ezt hívom én módszernek. Keress, kutass, vonj be szakembereket, mert a megfelelő módszerek nélkül nem tudsz jót főzni - hiába van kitűnő recepted a gulyásleves hozzávalóiról, nagymamád főztjét nem tudod pusztán e recept birtoklásával még csak megközelíteni sem. Ugye érted?

Ne felejtsd el, a logisztika tele van technológiával. És most ne csak egy kamionra gondolj, vagy egy targoncára, vagy egy csomagológépre, vagy egy mérlegre, hanem az egészet átitató és összekötő know-how-ra, az informatikai rendszerekre, a folyamatokra, hiszen azok is technológiák. A technológia a gép-eszköz és az eljárás-know-how összessége. Ez a technológia döntően meghatározza, hogy mennyire jól tudod elvégezni a feladatodat. Az üzleti élet alapvető szabálya, hogy jót s jól cselekedj. Ha jót cselekedsz, az még önmagában nem biztos, hogy üdvözítő, mert ezt jól, - értsd - hatékonyan kell elvégezni. Úgy értem, nem mindegy, hogy 100 forint ráfordítással mekkora eredményt érsz el. Ezért a technológiát meg kell tervezni! Legyen szó egy áruátvételi folyamat kialakításáról (munkautasításáról) vagy egy folyamatos működésű anyagmozgató gép műszaki paramétereinek méretezéséről.

Egy rakás divatos megoldást kínálnak Neked, főleg az informatika területén és a kiszervezésben. Ne dőlj be nekik! Költség-haszon elemzés legyen a fegyvertáradban! Mindent nézz meg, mibe kerül, nem csak bevezetni, hanem üzemeltetni is. Ez a bizonyos TCO (Total Cost of Ownership), és nézd meg mit eredményez, mi van a haszon, megtakarítás oldalon. Ha Te nem tudod, akkor kérj a beszállítóktól, ajánlattevőktől ilyen elemzést, és/vagy vond be a pénzügyi kollégáidat.

Mindent tudnod kell forintosítani!

"Semmilyen szél nem jó annak, aki nem tudja, hogy melyik kikötőbe tart". Mérni kell! Határozz meg olyan "műszereket" mutatókat, ami alapján el tudod dönteni, hogy jó irányba és jó sebességgel haladsz-e.

Számszerűsítsd a céljaidat!

Ez a japán kifejezés azt jelenti, hogy folyamatos fejlesztés. Magyarul, amit rendbe raktál, időnként térj vissza hozzá, és ellenőrizd, nézd meg, hogy még mindig aktuálisan jól működik, és ha kell, tedd újra rendbe. Keress a kákán csomót!

Ha betartod ezt a lépéssorozatot, akkor jó úton vagy afelé, hogy megtegyél mindent annak érdekében, hogy a lehető legjobbá tegyed a vállalatod logisztikai folyamatait és megold a fájó problémákat.

Nem titkolom, hogy vannak ebben olyan elemek, amelyeknél segítségre lesz szükséged. A segítséget remélheted cégen belülről is, valamelyik munkatársadtól, egy szakitól, aki ismeri a járást, a "dörgést", nagy tapasztalata van az adott területen. És bizony vannak olyan esetek, amikor kívülről kell, hogy segítséget kérjél: tanácsadókat, tervezőket  De ne felejtsd el, a karmester, a kapitány Te vagy. Te komponálod meg és vezényled le, hogy miként hajtsátok végre ezeket a feladatokat. Te szólítod fel a külső-belső segítségedet, irányítod munkatársaidat, és remélhetőleg jutsz el oda ahova szeretnél.