Emlékszel még a Kisváros c. filmsorozatra a 90-es évek elején? Hunyadi, Járai és a társaik. És benne a Kádár Trans fuvarozó cégre, aki a sorozat legfőbb szponzora volt? (Azóta felszámolták a céget). Ők a sorozatot választották, hogy reklámozzák magukat.

A szállítást végző járművek, a flotta kiszállítás kiszervezése már évtizedekkel ezelőtt is divatos megoldás volt – emlékezhetünk a 80-as évek végén megjelenő kék IFÁ-s magánfuvarozókra, cégekre, majd a kilencvenes évek kamionos induló vállalkozásaira, köztük az előbb említett Kádár Transra. Ma gyakorlatilag ott tartunk, hogy árutovábbítási feladataira szinte mindenki fuvarozó, szállítmányozó céget alkalmaz.

De tudok elég komoly kivételeket, nem is olyan fekete-fehér a helyzet. A szállítás, fuvarozás kiszervezése elég speciális terület, ezért érdemesnek tartom, hogy erről külön is írjak.

Te, mint logisztikai szakember, elgondolkodtál már azon, hogy egyes dohányipari, italipari, vagy éppen elektronikai termékekkel foglalkozó cégek miért nem szervezték ki a szállításukat? Miért használnak saját járműveket? Vagy miért gondolkodnak más cégek a saját flotta felállításában?

Most bizonyára bólogatsz, hiszen a kérdés stratégiai. Ráadásul alkérdések sokaságával! Vágjunk bele, nézzük át a megválaszolandó legfőbb kérdéseket és a dilemmákat!

Az alapvető kérdés, hogy melyek a kiszervezés közvetlen előnyei és kockázatai?

Az előnyök egy része nyilvánvaló:

• fix költség helyett változó költség;

• a drága járművek, infrastruktúra értékesítése, tőkelekötés mérséklése;

• a hatékonyság növekedésnek hála összességében költségcsökkentési lehetőség;

• a járművekkel és sofőrökkel kapcsolatos nyűgtől való szabadulás,

...csak hogy a fontosabbakat említsem.

A kockázatok már nem ennyire szembetűnőek, legalábbis elsőre nem. Nézzük őket is meg! Az Európai Logisztikai Szövetség nemrégiben készített erről egy 500 céget tartalmazó felmérést. Szerintük a legfőbb kudarclehetőségek, azaz kockázati tényezők a következők:

• Nem sikerül jól menedzselni a kiszervezési folyamatot, kiszolgáltatottá válunk: a fuvarozó alvállalkozótól és teljesítményétől függ a mi gazdasági tevékenységünk.

• Rejtett költségek jelennek meg (szerződéskötés, szerződésváltoztatások, tárgyalások költségei, alvállalkozó monitorozása, teljesítményértékelése, informatikai rendszerek összehangolása, stb.).

• A vállalati kulturális különbségek miatt döcög, problémás a kapcsolat a szolgáltatóval.

• Információs aszimmetria lép fel, amelynek elhárítása drága IT megoldásokat igényel.

A fenti kérdésekre az 500 logisztikai vezető válaszai és saját tapasztalataink alapján a következő 5 pontban foglalom össze a sikeres kiszervezés feltételeit, a felmerülő kockázatok elhárítását:

1. Ne csak az árra fókuszálj! Hiszen ez nem minden! Az ár mellett számos fontos tényező is lehet (terjeszkedés biztosítása, szezonalitás kezelése, személyzettel kapcsolatos nyűgtől való megszabadulás, biztonság stb.), amelyek persze költségesíthetők, de nem közvetlenül a szolgáltatási árban jelennek meg.

2. Térképezd fel a kockázatokat, miközben a következő kérdésekre keresed a válaszokat:

   • Mekkora veszélyforrást jelent, ha bizonyos tevékenységek kikerülnek a vállalat közvetlen ellenőrzése alól?

   • Kiszolgáltatjuk-e magunkat egy fuvarozó cégnek?

   • Lesz-e nem megfelelő vagy drága szolgáltatás esetén másik lokális megoldási lehetőség?

3. Koncentrálj a szerződés menedzselési képességekre! A titok, jó szerződés a szolgáltatóval! Határozzunk meg a szolgáltatást mérő mutatókat (KPI-okat, azaz kulcs teljesítmény mutatókat), amelyek egy bonus-malus rendszer alapjai is lesznek. Ha egy szolgáltatóval vagyunk kapcsolatban, mindig határozzunk meg kilépési küszöböket, kössünk lehetőleg hosszabb távú szerződéseket, és építsünk be különböző gazdasági események hatását enyhítő, kezelő fékeket. Például Euró árfolyamváltozásainak hatása, üzemanyagárak változásának hatása, stb. A klauzulák, a nem várt események kezelése kulcsfontosságú! Ezek a logisztikai szolgáltató érdekeit is szolgálják.

4. Nagyon pontosan dolgozd ki az információ-megosztást a szolgáltatóval! Milyen információt, milyen rendszerességgel milyen felületen cseréltek? Ehhez sok esetben az interfészeket is ki kell alakítani, amelyhez az IT-s kollégák bevonása is szükséges.

5. Ha lehet több szállítóval is szerződj, illetve rendelkezz tartalék megoldással - így csökkentheted a függőségedet! Mindeközben vigyázz, hogy ne aprózd szét Magad sok szolgáltatóval: az optimum valahol 3-4 szállító körül van.

Ne ijedj meg - a fenti kockázatok tehát kezelhetők.

De ha a fenti kérdésekben bárhol komoly kétség merül fel, akkor nem marad más, mint a saját szállítás! Ezért van az, hogy a bevezetőben említett néhány cég megtartotta, vagy éppen visszaszervezte a szállítását, disztribúcióját. Nézzük meg néhány lehetséges helyzetet, amelyek ha Nálad is felmerülnek, érdemes elgondolkozni a saját szállításon:

• A kontrollt nem kívánod kiadni a kezedből, a kiszolgálási színvonalat magasan kell tartani - ez a versenyelőnyöd -, és erre egy logisztikai szolgáltató nem minden esetben képes.

• Drágább a logisztikai szolgáltató. Jellemzően ez a helyzet az olyan disztribúciós feladatokkal, ahol sűrűn lakott területeken vagy sok (akár túránként 10-15) felkeresési hellyel és jelentős egyéb adminisztratív és ügyfélhez kötődő feladatokkal (pl. göngyöleggel és készpénzkelezéssel) kell számolni. Erre ma nincs Magyarországon jó logisztikai szolgáltató - sajnos ezt biztosan állíthatom.

• A kereskedelemi folyamataid nem elválaszthatók a logisztikaitól például az üzletkötőid egyben sofőrök is.

Gondold végig a fentieket, és döntsd el, hogy jó úton jársz-e?